올 1월부터 시행되는 '업무용승용차 비용인정 특례제도' 가운데 가장 논란이 되고 있는 것은 업무용 승용차에 대한 '운행기록부' 즉 운행일지다.

개정된 세법에는 업무용 차량에 대해 연간 1,000만원까지만 비과세하고, 1,000만원을 넘어가는 비용에 대해서는 운행일지를 작성하는 경우에 비용처리를 하도록 했다. 업무용 차량에 드는 비용 전액을 공제처리해줬던 개인사업자도 이 규정에 따라야 한다. 

그런데 운행일지를 쓰는 방법이 쉽지않다. 운행일지를 어떻게 기록해야 업무비용으로 인정되는지 모호한 것이 많고, 자칫 누락했다간 세제혜택을 못받는 낭패도 볼 수 있기 때문이다. 업무용 승용차의 운행일지 작성에 대한 궁금증을 Q&A로 풀어본다.

◇업무용 승용차 운행일지 작성법

-운행일지 반드시 기록해야 하나.
▶개별소비세가 부과되는 법인 명의 업무용 승용차는 1,000만원까지 비과세다. 1,000만원이 넘어가는 비용을 공제받으려면 운행일지를 작성해야 한다. 일지를 작성하지 않으면 1,000만원이 넘어가는 비용에 대해 공제받을 수 있다. 운행일지를 쓰지않고 임직원 전용 자동차보험에만 가입했다면 1,000만원까지 공제받을 수 있다.

-운행일지 작성목적은.
▶업무용으로 사용되는 승용차는 감가상각비, 유류비, 임차료, 수선비, 보험료, 자동차세 등 차량을 유지하는 데 드는 비용을 공제받는다. 문제는 이를 악용해 회사 명의로 비싼 외제차를 구입한 뒤 개인용으로 사용하면서 세제혜택을 받는다는 데 있다.

이에 따라 업무용 차량 유지비가 1,000만원이 넘어가는 경우에 한해 운행일지로 업무용으로 사용했는지 여부를 세무당국에서 가리겠다는 것이다.

-어떤 내용을 일지에 기록해야 하나.
▶차종, 자동차등록번호같은 기본정보부터 차량 사용일자, 사용자의 부서와 성명, 주행 전후 계기판의 거리, 총 주행거리, 업무용 사용거리 등을 적으면 된다.

-자택주소와 출발지·도착지도 기입해야 하나.
▶3월7일 고시했던 운행기록부 초안은 이같은 내용을 기록하도록 돼 있었지만 행정예고 기간에 의견수렴을 거쳐 4월 1일 고시된 최종안는 이 내용이 모두 빠졌다. 자택주소와 근무지, 출퇴근거리 항목은 삭제됐고, 직책 기입란도 없앴다.

또 운행내역 중에 사용목적(코드)란을 없애고 출발지·도착지를 적는 부분도 삭제했다. 업무용 사용거리는 '출퇴근용'과 '일반 업무용' 두가지로만 기재하도록 간소화됐다.

-사용목적(코드)란을 없앤 이유는.
▶차량을 업무용으로 사용했는지 파악하기 위해 기존에는 △제조·판매시설 등 해당업체의 사업장 방문(a) △거래처 방문(b) △회의 참석(c) △판촉활동(d) △출퇴근(e) △업무관련 교육·훈련 등 기타 업무에 사용(f) 등을 자세히 구분하도록 했다. 그러나 '운행할 때마다 어떤 업무에 해당되는지 구분해 적는다는 것이 애매하다'는 의견이 있어 사용목적 체크항목을 없앴다.

-'일반 업무용' 거리는 어떤 기준으로 작성하나.
▶제조·판매시설 등 해당업체의 사업장 방문, 거래처·대리점 방문, 회의참석, 판촉활동, 업무관련 교육·훈련 등 일반업무용로 이동한 거리를 적으면 된다.

- 업무용 방문장소는 주소와 거래처 상호까지 써야 하나.
▶운행일지에는 방문장소를 쓰지 않아도 된다. 다만 세무당국이 증빙을 요청할 경우 제출해야 한다. 따라서 회사 내부적으로 차량관리대장를 만들어 거래처 등을 기재해놓는 것이 좋다. 차량관리대장을 만드는 것이 번거롭다면 운행일지 비고란에 방문장소를 기재하면 된다. 운행일지 별도칸에 방문지를 작성해도 된다. 한마디로 방문장소를 운행일지에 기재할지 회사 차량관리대상에 기재할지는 회사가 선택하면 된다.

-운전기사가 있으면 운전기사와 사용자 중 누구를 써야 하나.
▶사용자 이름만 적으면 된다.

-출·퇴근 거리도 업무용 사용거리에 포함하나.
▶출·퇴근도 업무용 사용거리에 포함된다.

-업무용 승용차를 골프 접대용으로 사용할 경우 업무목적으로 사용한 것으로 보는지.
▶접대 목적으로 업무용 승용차를 사용할 경우 업무목적에 사용한 것으로 본다.

◇업무용 승용차로 회사 체육대회 참석해도 '인정'

-업무용 승용차로 거래처나 직원 결혼식장, 회사 체육대회 등에 참석하면 업무용으로 인정되나.
▶사업이나 업무와 관련된 경우는 업무적으로 인정된다. 다만 개인적이나 가족·친지의 경조사 등에 참석하기 위해 업무용 승용차를 이용한 경우는 사적 이용으로 간주된다.

-업무용 승용차로 점심약속 장소로 이동하면 업무용으로 인정되나.
▶큰 틀에서는 회의참석이나 (오찬 등)거래처 접대와 같은 부분도 업무용으로 인정된다. 반면 사적 모임에 참석하기 위해 업무용 승용차를 이용한 경우는 당연히 아니다.

-사적인 점심자리로 이동한 것인지 어떻게 구별하나.
▶사실관계를 따져서 판단할 사항인데 추후에 과세관청에서 사후조사할 때 관련 증비서류를 요구해서 사실관계 절차를 거치게 된다.

-서류로 증빙하기 어려운 경우는 어떻게 규명하나.
▶그런 부분은 올해 법이 처음으로 시행되는거라 노하우나 사실관계 확인에 있어 기술적 측면을 고민해봐야 할 것같다.

-같은 사람이 여러번 운행하는 경우도 매번 운행일지를 적어야 하나.
▶당일 운행건별로 계속해 작성하는 것이 원칙이지만 하루에 한 사람이 2회 이상 사용하는 경우 주행 전·후 계기판의 거리를 적지 않고 주행거리의 합만 적으면 된다.

-업무사용비율은 어떻게 계산하나.
▶총 주행거리에서 승용차별 운행기록 상 업무용주행거리를 나누게 된다.

-운행일지 작성은 언제부터 적용되나.
▶업무용승용차 운행기록부 작성과 관련된 내용이 고시된 4월1일부터 해당 사업연도 종료일까지 작성하면 된다.

-고시전 1월~3월 운행기록부 작성은 어떻게 하나.
▶1월~3월 업무용 승용차를 운행한 기록에 대해서는 관련 증빙서류를 보관하고 운행기록부를 소급해 작성할 수 있다. 해당 기간동안 운행기록부를 작성하지 않아도 4월1일부터 해당 사업연도 종료일까지 계산되는 업무사용비율과 동일한 것으로 본다.

◇운행기록부는 관련비용 명세서로 제출

-법인세 신고시 업무용 승용차 운행기록부를 세무서에 제출하나.
▶업무용 승용차 운행기록부는 법인세를 신고할 때 제출하는 것이 아니라 업무용 승용차 관련비용 명세서로 제출해야 한다.

-1월~3월 중 업무용 승용차를 처분할 경우 업무사용비율은 어떻게 하나.
▶1월~3월 업무용승용차를 처분하거나 임차계약이 종료된 경우 업무사용비율은 100분의 100으로 본다.

-4월1일 고시 전 업무사용비율 계산은 어떻게 하나.
▶4월1일부터 해당사업연도 종료일까지 계산되는 업무사용비율과 동일한 것으로 보며 법인이 별도의 기록을 통해 업무용 사용을 입증하는 경우 이를 합산해 업무사용비율을 계산할 수 있다

-회사명의의 배송차량(탑차)도 운행기록을 작성해야 되는지.
▶운수업, 자동차판매업, 자동차임대업(렌트회사), 시설대여업(리스회사), 운전학원업 등에서 사업상 수익 창출을 위해 직접적으로 사용하는 승용차는 운행기록 대상에서 제외한다. 회사물품 배송용으로 사용하는 탑차의 경우도 운행기록 대상 차량이 아니다.

-직원 개인소유차량을 회사 거래처 방문 등에 사용시 운행기록을 작성해야 되나.
▶업무용 승용차는 회사(법인)명의의 차량에 한하며, 직원이 자기차량을 업무용으로 사용하는 경우 해당 지출금액의 손금인정 여부는 법인세법(제19조)의 손금의 범위에 따르는 것이다.

-운행기록은 모든 차량을 함께 작성하는지.
▶운행기록은 승용차별로 작성·비치하면 된다.

-업무용 사용거리를 허위로 작성하는 경우 어떻게 되나.
▶성실추정 원칙에 따라 납세자가 기재한 것은 인정하고 추후 사실관계를 따져서 파악하도록 할 것이다. 일반적으로 실질 사용자에게 소득처분하게 되는데 불분명하면 회사 대표자에게 상해처분한다. 사용자가 마음대로 기재할 경우 결국 대표자나 회사에게 과세가 되므로 업무용 승용차를 개인용으로 남용하는 사례는 예전보다 줄어들 것으로 보고 있다.

-업무사용비율 초과금액은 어떻게 되나.
▶사적사용금액으로 보고 손금불산입 소득처분하게 된다. 업무사용비율 초과금액은 이월공제 안된다.

-관련서류 구비는 회사 의무인가.
▶그렇다.